De klant werft je kandidaat buiten jou om: zo pak je een backdoor-plaatsing aan

Drie maanden geleden stelde je een sterke werfleider voor. De klant vond hem te duur en haakte na het eerste gesprek af. Vandaag zie je op LinkedIn: “Blij om te starten bij…”, bij die klant.

Bijna elke ervaren recruiter maakte het al eens mee. De eerste reflex is boosheid, de tweede een advocaat bellen. Allebei helpen ze zelden. Wat wel helpt, regel je voordat het gebeurt.

Hoe een backdoor-plaatsing ontstaat

Zelden is het een groot complot. Meestal gaat het zo:

• De klant wacht een paar maanden en belt de kandidaat zelf, in de hoop dat je het niet merkt.
• De kandidaat neemt na het proces zelf contact op met de klant, soms omdat die hem dat vroeg.
• De kandidaat start via een interimkantoor of een ander bureau, dat hem later bij dezelfde klant voorstelt.
• Hij start bij een zusterbedrijf van de klant, of voor een andere functie dan die waarvoor je hem voorstelde.

In al die gevallen is de vraag dezelfde: kende de klant de kandidaat via jou? Dan heb je recht op je fee, tenminste als je voorwaarden dat zeggen en je het kan aantonen.

Wat je vooraf regelt

Getekende voorwaarden, vóór je een naam doorgeeft. Een anoniem profiel mag, een naam of een cv niet. In je voorwaarden staat wanneer een kandidaat als voorgesteld geldt (zodra je zijn gegevens doorstuurt), hoe lang die voorstelling geldt en dat je fee ook verschuldigd is bij een andere functie, een verbonden bedrijf of een aanwerving via een tussenpartij. Zet er ook in dat de klant je zelf moet verwittigen als hij met een voorgestelde kandidaat in zee gaat.

Een schriftelijk spoor. Stel elke kandidaat voor per mail, met zijn naam, de datum en de functie, en bewaar die mail in je CRM. Bewaar ook de bevestigingen van gesprekken. Een voorstelling aan de telefoon is achteraf jouw woord tegen het zijne.

Toestemming van je kandidaat. Stel nooit iemand voor zonder zijn akkoord. Dat moet sowieso, en het maakt je verhaal sterk: hij wist dat jij hem voorstelde.

Laten we er niet onnozel over doen: een clausule helpt je weinig als je de voorstelling niet kan bewijzen. En een klant voor de rechter slepen kost je maanden, geld en meestal de relatie.

De methode: wat je doet als het toch gebeurt

Zes stappen, van je dossier tot je beslissing over de klant.

01Check je feiten

Wanneer stelde je de kandidaat voor, voor welke functie en bij welk bedrijf? Wanneer startte hij, en valt dat binnen de termijn uit je voorwaarden? Werkt hij bij de klant zelf of bij een verbonden bedrijf? Pas als je dossier klopt, neem je contact op.

02Spreek je kandidaat

Bel je kandidaat, niet om hem verwijten te maken, wel om te begrijpen hoe het liep. Werd hij door de klant gebeld? Via welk kanaal? Hij is je niets verschuldigd, want jouw afspraken zijn met de klant. Maar zijn verhaal helpt je om het gesprek met de klant correct te voeren.

03Bel de klant, rustig en zakelijk

Bel, en stuur niet meteen een factuur. Begin met de feiten: “Ik zag dat Pieter bij jullie gestart is. Ik stelde hem op 4 juli aan jullie voor als werfleider. Hoe is dat gelopen?” Geef de klant de ruimte om uit te leggen. Soms is er een eerlijke verklaring: kende hij de kandidaat aantoonbaar al van voor jouw voorstelling, dan ligt het anders. Hoe je dat uitzoekt, lees je in “Die kandidaat kenden we al”: wie heeft recht op de fee?

04Zet het op papier en factureer

Stuur na het gesprek een korte mail met de feiten, verwijs naar je voorwaarden en voeg je factuur toe. Blijf zakelijk. Je hoeft niemand te beschuldigen: je voorwaarden zeggen wat er gebeurt, en jij past ze toe.

05Betaalt hij niet: kies je strijd

Volgt er geen betaling, stuur dan een herinnering en daarna een ingebrekestelling per aangetekende brief. Staat er een schadebeding in je voorwaarden, een vast bedrag bovenop je fee als de klant de afspraken breekt, reken er dan niet blind op. Is het kennelijk onredelijk, dan matigt een rechter het. Een redelijke regeling, zoals je normale fee zonder boete, is vaak meer waard dan een rechtszaak.

06Beslis over de relatie

Een klant die het één keer deed, doet het makkelijk een tweede keer. Betaalt hij correct na je gesprek, dan kan je verder. Weigert hij, dan is de vraag niet enkel of je je fee krijgt, maar ook of je nog kandidaten naar hem wil sturen.

Een voorbeeld

Stel: de werfleider uit het begin. Je dossier klopt: voorstelling per mail op 4 juli, eerste gesprek op 11 juli, start op 1 oktober, binnen de twaalf maanden uit je voorwaarden. Je kandidaat vertelt dat de klant hem in september zelf belde.

Je belt de zaakvoerder. Die is eerst verrast, en zegt dan dat hij dacht dat de voorstelling “toch afgelopen was”. Je legt rustig uit wat er in de voorwaarden staat die hij tekende, en stuurt dezelfde dag je factuur, zonder het schadebeding. Hij betaalt binnen de maand. Je werkt nog met hem, maar laat elke nieuwe voorstelling opnieuw bevestigen.

Checklist

• Je voorwaarden zijn getekend voor je een naam of cv doorgeeft.
• Ze zeggen wanneer een kandidaat als voorgesteld geldt, hoe lang dat geldt en dat ook een andere functie, een verbonden bedrijf of een tussenpartij meetelt.
• Elke voorstelling gaat per mail, met naam, datum en functie, en staat in je CRM.
• Je stelt niemand voor zonder zijn akkoord.
• Gebeurt het toch: eerst je feiten, dan je kandidaat, dan een rustig gesprek met de klant, dan je factuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang blijft een voorstelling geldig?

Dat bepaal je in je voorwaarden. Kies een termijn die je kan verdedigen, bijvoorbeeld twaalf maanden na de voorstelling. Te kort, en een klant wacht het gewoon af. Te lang, en je verliest geloofwaardigheid.

Mag ik een schadevergoeding vragen bovenop mijn fee?

Als het in je voorwaarden staat, kan dat. Maar is het bedrag kennelijk onredelijk, dan matigt een rechter het. Gebruik het vooral als stok achter de deur.

En als de kandidaat zelf naar de klant stapte?

Staat het zo in je voorwaarden, dan verandert dat niets: de klant kende de kandidaat via jou en moest je verwittigen. Je kandidaat zelf is je niets verschuldigd, want jouw afspraken zijn met de klant.

Moet ik meteen een advocaat inschakelen?

Meestal niet. Een goed dossier, een rustig gesprek en een duidelijke factuur lossen de meeste gevallen op. Een advocaat heb je nodig als de klant weigert te betalen en het bedrag een procedure waard is.

Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies. Leg je eigen situatie en je voorwaarden voor aan een advocaat.

Bronnen

• Het schadebeding en de matiging door de rechter (art. 5.88 Burgerlijk Wetboek, van kracht sinds 1 januari 2023): Forum Advocaten via Legal News, januari 2023.