“Die kandidaat kenden we al”: wie heeft recht op de fee?

Je stuurt je klant een sterke projectleider. Twee uur later komt het antwoord: “Die kennen we al.” Meer uitleg krijg je niet.

Laten we er niet onnozel over doen: soms klopt het. Een ander bureau was je voor, of de kandidaat solliciteerde zelf. Dan heb je geen recht op een fee, en dan zeg je dat ook. Maar heel vaak kende de klant een naam, geen kandidaat. Het verschil zit in wat je kan aantonen, en dat regel je voor je iemand voorstelt.

Wanneer kende de klant je kandidaat echt al

Meestal wel als de klant kort voor jouw voorstelling een lopend proces had met de kandidaat. Hij plande een gesprek in of had het al. Hij kreeg zijn cv van een ander bureau, met zijn akkoord. Of de kandidaat solliciteerde zelf op de vacature, voor jij hem voorstelde.

Meestal niet als zijn naam enkel in een oude database staat. Hij solliciteerde twee jaar geleden voor een andere functie, de zaakvoerder kent hem van een netwerkavond of hij staat gewoon op LinkedIn. Dan kende de klant een naam, maar was er geen proces. Jij bracht de kandidaat in beweging.

Wat uiteindelijk telt, staat in je voorwaarden. Zonder afspraak wordt het jouw woord tegen het zijne.

Wat je vooraf regelt

Vraag je kandidaat waar hij al liep. Voor je hem voorstelt: “Solliciteerde je zelf al bij dit bedrijf, of stelde een ander bureau je er al voor? En wanneer?” Noteer het antwoord in je CRM. Zegt hij ja, dan weet je het voor je klant het zegt.

Vraag zijn akkoord, per klant. Stel hem enkel voor bij een bedrijf waar hij ja tegen zei, en noteer ook dat. Een kandidaat die weet waar jij hem voorstelt, solliciteert er niet nog eens zelf. En stuurt een ander bureau zijn cv zonder zijn akkoord, dan heb jij het sterkste verhaal.

Zet een meldingsplicht in je voorwaarden. Kent de klant de kandidaat al, dan meldt hij dat meteen, bijvoorbeeld de werkdag na je voorstelling. Met bewijs: een uitnodiging voor een gesprek of een voorstelling van een ander bureau, van kort voordien. Meldt hij niets, dan geldt jouw voorstelling.

Stel voor per mail, met datum. Naam, functie en datum, bewaard in je CRM. Dan ligt jouw datum vast, wat de klant ook zegt.

De methode: wat je doet als de klant zegt dat hij hem al kende

Zes stappen, van de eerste reactie tot een afspraak op papier.

01Blijf rustig en vraag het bewijs

“Dat kan. Van wanneer dateert dat, en via wie?” Je vraagt een datum en een kanaal, geen verklaring. Begin in dat eerste gesprek nog niet over je fee. Zonder bewijs is het een gevoel, geen feit.

02Bel je kandidaat

Solliciteerde hij zelf? Stelde een ander bureau hem voor, en wanneer? Gaf hij daar zijn akkoord voor? Soms is het een misverstand, soms veranderde hij van gedacht, soms stuurde een ander bureau zijn cv zonder het te vragen. Je moet het weten voor je verder praat met de klant.

03Leg de data naast elkaar

Jouw mail met datum tegenover het bewijs van de klant. Was er een lopend proces, binnen de termijn uit je voorwaarden? Een sollicitatie van drie jaar geleden voor een andere functie is geen lopend proces.

04Beslis wat je doet

Had de klant echt een lopend proces voor jij kwam, laat het dan los, en zeg dat ook. Daar win je vertrouwen mee. Was jouw voorstelling de eerste, of is de kennis een oude naam in een bestand, leg dan rustig uit dat jouw voorstelling het proces in gang zette, en verwijs naar je voorwaarden. Stelden twee bureaus hem voor, allebei met zijn akkoord, en is het niet duidelijk wie eerst was? Bel dan het andere bureau. Een gedeelde fee is beter dan een ruzie.

05Laat je kandidaat er niet onder lijden

Een discussie over de fee mag je kandidaat nooit zijn job kosten. Een klant die twijfelt omdat twee bureaus ruziën, kiest soms voor niemand. En een kandidaat die zo een kans verliest, vergeet dat niet.

06Zet het op papier

Bevestig per mail wat je afsprak. Gaat de kandidaat via jou op gesprek, dan geldt jouw voorstelling, en dat staat dan ook zwart op wit.

Een voorbeeld

Stel: je stelt op dinsdag een calculator voor bij een aannemer. Woensdag antwoordt de HR-verantwoordelijke: “Die kennen we al, hij zit in ons systeem.” Je vraagt van wanneer. Het blijkt een sollicitatie van drie jaar geleden, voor een andere functie, zonder gesprek. Je kandidaat bevestigt dat hij sindsdien niets meer van hen hoorde.

Je legt rustig uit dat er geen lopend proces was en dat je voorstelling geldt, zoals in de voorwaarden die ze tekenden. De klant nodigt hem uit, twee maanden later start hij en je factuur wordt betaald.

Anders was het geweest als een ander bureau hem een week eerder had voorgesteld, met zijn akkoord. Dan laat je het los, en dan zeg je dat meteen.

Checklist

• Je vraagt elke kandidaat waar hij al solliciteerde of voorgesteld werd.
• Je stelt niemand voor zonder zijn akkoord voor dat bedrijf, en dat staat in je CRM.
• Je voorwaarden zeggen dat de klant een gekende kandidaat meteen meldt, met bewijs.
• Elke voorstelling gaat per mail, met datum.
• Zegt de klant “die kennen we al”: vraag het bewijs, bel je kandidaat en leg de data naast elkaar.
• Je kandidaat is nooit de dupe van de discussie.

Veelgestelde vragen

Wie heeft recht op de fee als twee bureaus dezelfde kandidaat voorstellen?

In de praktijk meestal wie hem als eerste voorstelde, met zijn akkoord. Een cv dat zonder toestemming werd doorgestuurd, telt bij veel klanten niet. Het hangt wel af van de voorwaarden die de klant met elk bureau tekende.

Telt een kandidaat uit de eigen database van de klant?

Enkel als er een lopend proces was: een gesprek, een uitnodiging of een recente sollicitatie op die vacature. Een naam in een oud bestand is geen proces. Zet in je voorwaarden welke termijn je hanteert.

En als de kandidaat zelf nog eens solliciteerde?

Was dat voor jouw voorstelling, dan kende de klant hem via die sollicitatie. Was het erna, dan geldt jouw voorstelling. Vraag het je kandidaat vooraf, dan weet je het.

Moet ik een gedeelde fee aanvaarden?

Soms wel: als niet duidelijk is wie eerst was en beide bureaus zijn akkoord hadden. Een gedeelde fee en een tevreden klant zijn meer waard dan een ruzie die je kandidaat zijn job kost.

Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies. Wat telt, staat in je voorwaarden en in die van je klant.

Neemt de klant je kandidaat later toch buiten jou om aan? Lees dan De klant werft je kandidaat buiten jou om.

Bronnen

• Colin Cottell, Does the one who pays the piper really call the tune?, Recruiter, 2012.
• Katie Paterson, How to win the battle for candidate ownership, Firefish.