Retained search verkopen aan je klanten, ook als ze al met drie bureaus werken

Een klant zoekt al drie maanden een plant manager. Drie bureaus werken eraan, hij kreeg twintig cv's en niemand die past. Nu belt hij jou, als vierde. Wat doe je? De meeste recruiters zetten de vacature online, sturen ze naar hun netwerk en hopen dat ze sneller zijn dan de rest.

Dan doe je precies wat de drie anderen al deden. Bij zo'n vacature win je niet door sneller te zijn, wel door de klant een andere manier van werken voor te stellen.

Waarom no cure no pay hier niet werkt

Werken drie bureaus op no cure no pay, dan wordt het een race. Elk bureau zet de vacature online en mailt zijn database. Wie actief zoekt, reageert, en die kandidaten belanden snel bij de klant. Maar de beste kandidaat voor een sleutelfunctie zoekt meestal niet. Die heeft een goede job en reageert niet op een vacature.

Om hem te bereiken moet je bellen, headhunten en je verhaal goed kunnen brengen, en dat kost weken. Geen enkel bureau investeert die tijd als de kans klein is dat het de plaatsing haalt. Het resultaat ken je: de klant krijgt cv's van wie toevallig beschikbaar was, kandidaten komen slecht geïnformeerd op gesprek en hij verliest tijd met interviews die nooit hadden mogen plaatsvinden.

Een retained search draait dat om. De klant betaalt een voorschot voor je begint, en jij kan je tijd steken in de kandidaten die je anders nooit zou bellen.

Wanneer vraag je een voorschot, en wanneer niet

Laten we er niet onnozel over doen: een retainer is geen trucje om sneller geld te zien. Neem er enkel een aan als je denkt dat je de vacature kan invullen. Stel jezelf eerst deze vragen:

• Is het een kernfunctie in je niche? Ken je de markt, de bedrijven en de mensen?
• Ken je genoeg kandidaten? Een search op een handvol namen is geen search.
• Is de job aantrekkelijk genoeg? Wat maakt dat iemand met een goede job wil overstappen: het loon, de inhoud, de groei?
• Zijn de breekpunten bespreekbaar? Een te laag loon of een onmogelijk profiel los je niet op met een voorschot.
• Engageert de klant zich? De line manager doet het eerste gesprek, je krijgt snel feedback en het aanbod loopt via jou.

Is het antwoord op een van die vragen nee, zeg dat dan eerlijk. Een retainer die je niet invult, kost de klant geld en jou je naam.

De methode: zo verkoop je een retained search

Zes stappen, van de intake tot het voorstel.

01Doe eerst een volledige intake met de line manager

Je verkoopt een retainer niet aan de telefoon. Je hebt een gesprek nodig met wie de knoop doorhakt, liefst ter plaatse, over het bedrijf, de job, de breekpunten en hoe de klant tot nu toe zocht. Zonder die intake kan je niet beloven dat je het beter doet.

02Leg het verschil uit vanuit zijn belang

Praat niet over jouw zekerheid, wel over zijn resultaat. Bij no cure no pay ziet hij vooral wie actief zoekt. Met een voorschot benader je de hele markt, ook de mensen die vandaag niet zoeken, en breng je ze met een sterk verhaal over zijn bedrijf. Hij krijgt minder cv's, maar betere kandidaten en minder verloren gesprekken.

03Maak duidelijk dat hij niet meer betaalt

Het voorschot komt niet bovenop je fee. Je trekt het af van de fee die hij bij de aanwerving betaalt, zodat het totaal hetzelfde is als bij no cure no pay. Het enige verschil is het moment waarop hij een deel betaalt.

04Benoem het gedeelde risico

Vul je de vacature niet in, dan verliest de klant zijn voorschot. Maar jij verliest de weken die je erin stak, en die kosten meer dan het voorschot. Daarom doe je eerst een analyse: hoeveel kandidaten zijn er, hoe ga je ze bereiken en hoe groot is de kans dat je de vacature invult. Zie je het niet zitten, dan zeg je dat voor je begint.

05Maak het concreet

Leg uit wat hij krijgt: een lijst van alle relevante kandidaten in de markt, wie je benadert en hoe, een update per week en een shortlist op een vaste datum. Hoe concreter je plan, hoe kleiner het risico voor hem lijkt.

06Lukt het niet: exclusiviteit, dan een voorsprong

Zegt de klant nee tegen een voorschot, vraag dan exclusiviteit: een paar weken waarin enkel jij aan de vacature werkt. Lukt ook dat niet, vraag dan een voorsprong, bijvoorbeeld twee weken voor de vacature naar andere bureaus gaat. Wil je toch iets toegeven om het voorschot binnen te halen, doe dat dan in ruil voor dat voorschot, niet zomaar.

De bezwaren die je zeker hoort

Een voorbeeld

Stel: de klant met de plant manager uit het begin. Je vraagt naar de twintig cv's en hoort dat de meeste kandidaten uit een andere sector kwamen en dat er niemand bij zat met ervaring in een productieomgeving van die grootte.

Je doet de intake met de operationeel directeur. Daarna schets je de markt: zo'n tachtig mensen in Vlaanderen die de job kunnen, waarvan de meesten niet zoeken. Je stelt een retained search voor: een voorschot dat van de fee afgaat, elke week een update en een shortlist binnen vijf weken. Hij twijfelt over het voorschot, dus je vraagt wat hem tegenhoudt. Het blijkt een slechte ervaring met een ander bureau. Je legt je plan naast wat dat bureau toen deed, en hij tekent.

Checklist

• Je deed een volledige intake met de line manager.
• Je weet dat je de vacature kan invullen: kernfunctie, genoeg kandidaten, een aantrekkelijke job.
• Je legt het verschil uit vanuit het resultaat van de klant, niet vanuit jouw zekerheid.
• De klant weet dat het voorschot van de fee afgaat.
• Je hebt een concreet plan: wie je benadert, hoe en wanneer hij een shortlist krijgt.
• Lukt het niet: exclusiviteit, dan een voorsprong.

Veelgestelde vragen

Wat kost een retained search?

Meestal evenveel als een plaatsing op no cure no pay. De klant betaalt een deel vooraf en de rest bij de aanwerving, en het voorschot gaat af van de fee.

Wat als je de vacature niet invult?

Dan krijgt de klant zijn voorschot niet terug: hij betaalde voor je tijd en je aanpak, niet enkel voor het resultaat. Daarom neem je een retainer enkel aan als je denkt dat je de vacature kan invullen, en zeg je het eerlijk als je dat niet ziet zitten.

Wat is het verschil tussen retained en exclusief?

Bij een exclusieve opdracht werk jij als enige aan de vacature, maar betaalt de klant enkel bij een aanwerving. Bij retained betaalt hij ook een voorschot. Allebei geven ze je de tijd om de markt grondig te benaderen.

Wanneer werk je beter gewoon no cure no pay?

Als je al sterke kandidaten in je netwerk hebt die passen, als de vacature buiten je kernniche valt of als de klant zich niet wil engageren in het proces. Dan is een voorschot vragen geen goed idee.

Hoe je je fee houdt als de klant begint te onderhandelen, lees je in Zo verdedig je je fee zonder te zakken.