Ghosting en chasen: als een kandidaat of klant niets meer laat horen

Dinsdag zei je kandidaat ja op het aanbod. De klant was blij, jij ook. Vrijdag zou hij laten weten hoe het gesprek met zijn baas liep. Het werd zaterdag, en maandag. Hij neemt niet op, en je berichten blijven op gelezen staan.

Of je stuurde een klant drie sterke cv's. “Ik laat je deze week iets weten.” Dat is nu drie weken geleden.

Laten we er niet onnozel over doen: ghosting hoort bij het vak, en je zal het nooit helemaal vermijden. Kandidaten krijgen een tegenbod, klanten vinden intern iemand of krijgen het druk. Maar het overkomt je veel minder als je van bij het begin afspraken maakt. En gebeurt het toch, dan beslist je manier van chasen of je de kandidaat of de klant terugwint.

Waarom mensen niets meer laten horen

Ze durven nee niet te zeggen. Een kandidaat die twijfelt of een beter aanbod kreeg, stelt het gesprek uit tot het te laat voelt om nog te bellen. Hij wil jou niet teleurstellen, en zwijgen voelt makkelijker.

Er kwam iets tussen. Een tegenbod van de huidige werkgever. Bij de klant een interne kandidaat, een reorganisatie of een budget dat plots bevroren werd. Niemand brengt graag slecht nieuws.

Je bent geen prioriteit. Voor een klant is jouw vacature één dossier tussen tien. Zonder afgesproken moment schuift jouw vraag elke dag een beetje naar onder.

Het duurt te lang. Wie weken niets hoort, haakt in zijn hoofd af lang voor hij het zegt. Dat geldt voor kandidaten die wachten op feedback, en voor klanten die wachten op cv's.

Er is geen band. Een kandidaat die je één keer kort aan de lijn had, laat je makkelijker vallen dan iemand die je ontmoette.

En wees eerlijk: ghosting werkt in twee richtingen. In een enquête van Greenhouse bij 2.500 werknemers in de VS, het VK en Duitsland zegt 61% dat ze na een sollicitatiegesprek niets meer hoorden. Wie al eens geghost werd door een bureau, voelt zich minder verplicht om jou te antwoorden. Begin dus bij jezelf: elke kandidaat die je sprak, krijgt een antwoord, ook als het nee is.

Wat je vooraf regelt

Spreek bij elke stap het volgende contact af. Na de intake, na elke voorstelling, na elk gesprek: wanneer hoor je elkaar, en hoe? “Ik bel je donderdag om vijf uur, na je gesprek. Past dat?” Een afspraak met dag en uur is moeilijker te negeren dan “ik hoor je nog wel”.

Vraag je kandidaat naar zijn twijfels, voor het aanbod. Waar loopt hij nog? Wat zou hem doen blijven? Wat denkt zijn partner? Wie zijn twijfels bij jou kwijt kan, belt je ook als hij twijfelt. Wie ze inslikt, verdwijnt.

Hou contact tussen ja en eerste werkdag. Bel na zijn gesprek met zijn baas, stuur een berichtje na zijn opzeg en vraag de klant om hem uit te nodigen op een teamlunch of een werfbezoek. Zo blijft de nieuwe job echt, en ziet hij jou als een bondgenoot.

Spreek met je klant een termijn voor feedback af. In de intake al: “Je krijgt de cv's dinsdag. Kan je me donderdag laten weten wie je wil zien?” Zet het ook in je bevestigingsmail. Dan is chasen geen zeuren, maar een afspraak nakomen.

Ken wie beslist. Werk je enkel via HR, vraag dan ook het nummer van de line manager. Valt de ene stil, dan heb je nog een ingang.

De methode: zo chase je zonder te zeuren

Zes stappen, van de eerste stilte tot je laatste bericht.

01Reageer dezelfde dag

Is het afgesproken moment voorbij, bel dan nog diezelfde dag. Hoe langer je wacht, hoe makkelijker het voor de ander wordt om te blijven zwijgen.

02Bel eerst, en stuur meteen een bericht

Een telefoon negeer je minder makkelijk dan een mail. Neemt hij niet op, spreek dan kort iets in en stuur meteen een sms of WhatsApp: “Ik probeerde je net. Even over je startdatum, bel je me vandaag terug?”

03Geef een reden, geen verwijt

Niet “Ik hoorde nog niets van je”, wel iets nieuws: een vraag van de klant, een datum, een extra kandidaat. Wie een reden krijgt om te antwoorden, antwoordt sneller dan wie zich schuldig moet voelen.

04Wissel van kanaal en van moment

Telefoon, sms, mail of LinkedIn. 's Ochtends voor het werk, of na vijven. Bij een klant: de line manager als HR stil blijft, of omgekeerd.

05Maak nee zeggen makkelijk

“Past het niet meer, dan is dat oké. Laat het me gewoon weten, dan kan ik verder.” Wie nee mag zeggen, zegt tenminste iets. Met een nee kan je werken, met stilte niet.

06Sluit af met een laatste bericht

Na drie pogingen in een week stuur je een kort, vriendelijk bericht dat je het dossier afsluit, en dat de deur open blijft. Vaak komt net dan het antwoord.

Wat je stuurt

Aan een kandidaat na zijn ja: “Dag Tom, ik probeerde je net. De klant wil je contract deze week opsturen en vraagt of je de 3de kan starten. Bel je me vandaag even? Twijfel je, dan hoor ik dat ook graag. Liever nu dan op je eerste werkdag.”

Aan een klant zonder feedback: “Dag Sarah, donderdag zouden we de drie cv's bekijken. Ruben heeft volgende week een tweede gesprek bij een ander bedrijf. Wil je hem nog zien, dan plan ik hem deze week in.”

Je laatste bericht: “Ik hoorde niets meer, dus ik ga ervan uit dat het niet meer past. Geen probleem. Ik sluit het dossier af, maar verandert er iets, bel me gerust.”

Wat je zegt als ze toch reageren

Wanneer je stopt

Bij een kandidaat: na drie pogingen in een week en je laatste bericht. Verwittig de klant eerlijk dat je kandidaat afhaakt, en stel je volgende kandidaat voor. Hoe sneller je dat zegt, hoe minder het je klant kost, en hoe meer hij je vertrouwt.

Bij een klant: twee weken zonder feedback op je kandidaten is ook een antwoord. Laat je kandidaten weten waar ze staan, stuur geen nieuwe cv's meer en steek je tijd in klanten die wel meewerken. Bel hem een maand later opnieuw, zonder verwijt.

Nooit: schuld opleggen, sarcastische berichten of tien keer bellen op één dag. Je wil de deur openhouden, ook als deze vacature niets wordt.

Een voorbeeld

Stel: Tom, een werfleider, zegt dinsdag ja op een aanbod bij een aannemer. Je spreekt af dat je vrijdag om vijf uur belt, na zijn gesprek met zijn baas. Vrijdag om vijf uur neemt hij niet op. Je spreekt iets in en stuurt een sms: de klant wil zijn contract maandag opsturen, of hij even terugbelt.

Zaterdag niets. Maandagochtend, voor zijn werk, bel je nog eens. Hij neemt op: zijn baas deed een tegenbod, en hij durfde het je niet te zeggen. Jullie overlopen samen waarom hij weg wilde. Het tegenbod is meer loon, maar dezelfde baas en dezelfde werven. Hij beslist toch te gaan.

Had hij gekozen om te blijven, dan had je de klant nog diezelfde ochtend gebeld, met je tweede kandidaat erbij. Zo weet je het op maandag, en niet pas drie weken later.

Checklist

• Na elk gesprek staat het volgende contact vast, met dag en uur.
• Je vraagt je kandidaat naar zijn twijfels en andere processen, voor het aanbod.
• Tussen ja en eerste werkdag hou je contact.
• Met je klant spreek je een termijn voor feedback af, en je kent de line manager.
• Blijft het stil: dezelfde dag bellen, met een reden en via een ander kanaal.
• Na drie pogingen sluit je af met een vriendelijk laatste bericht.
• Elke kandidaat die je sprak, krijgt een antwoord van jou.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak mag je chasen zonder te zeuren?

Drie keer in een week, via verschillende kanalen en telkens met een reden. Daarna een laatste bericht. Wie elke dag hetzelfde vraagt, zeurt. Wie telkens iets nieuws brengt, volgt op.

Is ghosting erger geworden?

Het lijkt er wel op. Volgens een enquête van Indeed uit 2021 had 28% van de Amerikaanse werkzoekenden een werkgever geghost, tegenover 18% in 2019. Hoe meer keuze kandidaten hebben, hoe makkelijker ze verdwijnen.

Wat als je kandidaat niet opdaagt op zijn eerste werkdag?

Bel hem meteen, en verwittig de klant nog voor de middag. Vraag rechtuit wat er gebeurde. Is hij weg, kijk dan met de klant wat je voorwaarden zeggen over een vervanging, en stel je volgende kandidaat voor.

Stuur je nog kandidaten naar een klant die niets laat horen?

Liever niet. Zolang hij geen feedback geeft, verbrand je je kandidaten op een proces dat stilligt. Bel eerst, en vraag of de vacature nog loopt.

Mag je de line manager bellen als HR niet antwoordt?

Ja, als je het netjes doet: laat HR weten dat je ook de line manager contacteert, en waarom. Een vacature die stilligt, kost het bedrijf ook geld.

Bronnen

• Indeed, Employer Ghosting: A Troubling Workplace Trend, februari 2021, enquête bij 500 werkzoekenden en 500 werkgevers in de VS.
• Greenhouse, Ghosting, ghost jobs and bots: Candidates reveal their top challenges in the Greenhouse 2024 State of Job Hunting report, december 2024, enquête bij 2.500 werknemers in de VS, het VK en Duitsland.