De onmogelijke vacature: zo stuur je de klant bij, en zo zeg je nee

Een klant zoekt een projectleider. Tien jaar ervaring, een diploma van ingenieur, vlot Frans en een eigen netwerk bij bouwheren. Het loon: wat hij de vorige betaalde, en die was junior. Starten liefst gisteren. Na twee minuten weet je het: zo iemand bestaat niet, of hij komt niet voor dat loon.

Laten we er niet onnozel over doen: de verleiding is groot om toch ja te zeggen. Een vacature is een vacature, en misschien heb je geluk. Maar drie weken zoeken naar iemand die niet bestaat, kost je meer dan een eerlijk gesprek. En de klant is er ook niet mee geholpen.

Waarom een vacature onmogelijk wordt

• Het loon ligt onder de markt. De mensen die passen, verdienen vandaag al meer.
• Te veel eisen tegelijk. Elk extra diploma, elke taal en elk jaar ervaring maakt de groep kandidaten kleiner, tot er niemand meer overblijft.
• Het proces klopt niet. Drie gesprekken zonder de line manager, weken wachten op feedback, en een aanbod dat nog langs drie handtekeningen moet.
• De job zelf trekt niemand. Geen groei, een regio waar niemand wil rijden of een naam die in de markt niet goed ligt.
• De klant weet zelf niet wat hij zoekt. Dan krijg je elke week een nieuwe versie van dezelfde vacature.

Wat je vraagt in de intake

Een onmogelijke vacature herken je in het eerste gesprek, als je de juiste vragen stelt. Doe die intake met de line manager, liefst ter plaatse.

Wat moet, en wat mag? Laat de klant zijn eisen rangschikken. “Als je moet kiezen tussen het diploma en het netwerk, wat laat je los?”

Wat is de loonvork, met alle voordelen? Zegt de klant dat er geen bovengrens is, vraag dan door. Er is altijd een grens.

Hoe loopt het proces? Wie beslist, wie doet het eerste gesprek, hoe snel komt er feedback en loopt het aanbod via jou?

Waarom zou iemand overstappen? Groei, flexibele uren, thuiswerk, opleiding, een sterk team. Zonder een goede reden beweegt niemand met een goede job.

Hoeveel kandidaten ken je? Tel de mensen in je database die passen, en die in een verwante functie, in de juiste regio. Dat is je beste argument, en straks ook je reden om nee te zeggen.

De methode: zo stuur je de klant bij

Zes stappen, van de markt op tafel tot een vacature die je kan invullen.

01Leg de markt op tafel

Niet je mening, wel wat je ziet. “Ik ken vijf mensen die alles hebben wat je vraagt. Ze verdienen allemaal meer dan je budget, en drie van hen zoeken niet.” Een klant discussieert met jou, niet met de markt.

02Maak het onderscheid tussen moeten en mogen

Ga samen door de eisen. Wat moet echt op dag één, en wat leert iemand op een paar maanden? Vaak blijken twee van de vijf eisen wensen te zijn.

03Stel een ruil voor

Laat de klant kiezen wat hij loslaat: minder ervaring, een ander diploma, een kandidaat uit een verwante functie, een ruimere regio of thuiswerk. Of hij houdt het profiel en trekt de loonvork op. “Mag het iemand zijn met zes jaar ervaring en de goesting om te groeien, als hij wel het netwerk heeft?”

04Zet het proces recht

Spreek af dat de line manager het eerste gesprek doet, dat de data voor de tweede ronde vastliggen, dat je binnen twee dagen feedback krijgt en dat het aanbod via jou loopt. Een sterke kandidaat wacht niet drie weken op een antwoord.

05Laat een kandidaat het zeggen

Stel een of twee kandidaten voor die bijna passen, anoniem, en leg uit wat ze wel en niet hebben. Zo ziet de klant zelf wat de markt hem kan geven. Vaak schuift hij dan zelf op.

06Leg de nieuwe vacature vast

Stuur na het gesprek een mail met het bijgestuurde profiel, de loonvork en de afspraken over het proces. Dat is de vacature waaraan je werkt, en waarop je later terugvalt.

Zo zeg je nee

Soms schuift de klant op niets. Dan zeg je nee, en hoe vroeger hoe beter: in de intake of na je eerste check van de markt, niet na weken stilte.

Zeg het eerlijk en met een reden die bij de markt ligt, niet bij jou. Geef een alternatief, en laat de deur open:

“Ik ga eerlijk zijn: zoals de vacature nu is, ga ik ze niet invullen. Ik ken de mensen die je zoekt, en ze verdienen meer dan je budget. Wil je kijken naar iemand met zes jaar ervaring, of kan de vork omhoog? Dan ga ik er vol voor. Anders zeg ik liever nu nee dan dat je over drie weken nog niemand hebt.”

Een eerlijk nee kost je één vacature. Een ja die je niet waarmaakt, kost je de klant.

Een voorbeeld

Stel: de projectleider uit het begin. Je telt je database: vijf mensen hebben alles, en geen van hen zit in de loonvork. Je legt het voor aan de line manager, en samen kijk je wat echt moet. Het netwerk bij bouwheren blijkt het belangrijkste, het diploma veel minder.

Je stelt een kandidaat voor met zes jaar ervaring, een sterk netwerk en goesting om te groeien. De klant twijfelt, spreekt hem toch, en trekt de vork een beetje op. Vijf weken later start hij.

Was de klant op niets opgeschoven, dan had je die dag nog nee gezegd. Met een mail erbij, en een belletje drie maanden later.

Checklist

• Je doet de intake met de line manager, liefst ter plaatse.
• De klant rangschikt zijn eisen: wat moet, en wat mag?
• Je kent de loonvork, met de bovengrens.
• Je weet hoe het proces loopt en wie beslist.
• Je telt hoeveel kandidaten je kent die passen.
• Je stelt een ruil voor, en zet de nieuwe vacature op papier.
• Schuift de klant op niets, dan zeg je vroeg en eerlijk nee.

Veelgestelde vragen

Is nee zeggen niet slecht voor de relatie?

Meestal net niet. Een klant onthoudt de recruiter die eerlijk zei hoe het zat, en belt die terug als de vork omhoog kan. Wie ja zegt en niets levert, belt hij niet meer.

En als de klant al met andere bureaus werkt?

Dan krijgt hij waarschijnlijk elke week cv's die niet passen. Leg uit waarom: niet omdat de bureaus slecht zijn, wel omdat de vacature niet klopt. Daar win je zijn vertrouwen mee.

Wanneer stel ik een retained search voor?

Als de vacature moeilijk is maar wel in te vullen, en de klant bereid is om er samen voor te gaan. Hoe je dat aanpakt, lees je in Retained search verkopen aan je klanten.

Hoe weet ik wat de markt betaalt?

Uit je eigen gesprekken. Elke kandidaat die je kwalificeert, vertelt je wat hij vandaag verdient en wat hij wil. Dat is een betere maatstaf dan eender welke loonstudie.