Ghosting et relances : quand un candidat ou un client ne répond plus

Mardi, ton candidat a dit oui à l’offre. Le client était content, toi aussi. Vendredi, il devait te dire comment s’était passée la discussion avec son patron. Samedi est passé, puis lundi. Il ne décroche pas, et tes messages restent en vu.

Ou tu as envoyé trois CV solides à un client. « Je reviens vers vous cette semaine. » C’était il y a trois semaines.

Ne soyons pas naïfs : le ghosting fait partie du métier, et tu ne l’éviteras jamais complètement. Les candidats reçoivent une contre-⁠offre, les clients trouvent quelqu’un en interne ou sont débordés. Mais ça t’arrive beaucoup moins si tu passes des accords clairs dès le départ. Et si ça arrive quand même, c’est ta façon de relancer qui décide si tu récupères le candidat ou le client.

Pourquoi les gens ne donnent plus de nouvelles

Ils n’osent pas dire non. Un candidat qui hésite ou qui a reçu une meilleure offre repousse la conversation jusqu’à ce qu’il lui semble trop tard pour appeler. Il ne veut pas te décevoir, et se taire paraît plus facile.

Il y a eu un imprévu. Une contre-⁠offre de l’employeur actuel. Chez le client, un candidat interne, une réorganisation ou un budget soudain gelé. Personne n’aime annoncer une mauvaise nouvelle.

Tu n’es pas une priorité. Pour un client, ton poste est un dossier parmi dix. Sans moment convenu, ta demande descend chaque jour un peu plus bas dans la liste.

Ça prend trop de temps. Celui qui reste des semaines sans nouvelles tourne la page dans sa tête bien avant de le dire. C’est vrai pour les candidats qui attendent un retour, et pour les clients qui attendent des CV.

Il n’y a pas de lien. Un candidat que tu as eu une seule fois brièvement au téléphone te lâche plus facilement que quelqu’un que tu as rencontré en personne.

Et sois honnête : le ghosting marche dans les deux sens. Dans une enquête de Greenhouse auprès de 2 500 travailleurs aux États-⁠Unis, au Royaume-⁠Uni et en Allemagne, 61 % disent ne plus avoir eu de nouvelles après un entretien d’embauche. Celui qui s’est déjà fait ghoster par une agence se sent moins obligé de te répondre. Commence donc par toi-⁠même : chaque candidat avec qui tu as parlé reçoit une réponse, même si c’est non.

Ce que tu règles à l’avance

À chaque étape, fixe le prochain contact. Après la prise de brief, après chaque présentation, après chaque entretien : quand est-⁠ce qu’on se reparle, et comment ? « Je vous appelle jeudi à 17 h, après votre entretien. Ça vous va ? » Un rendez-⁠vous avec un jour et une heure est plus difficile à ignorer qu’un « on se rappelle ».

Interroge ton candidat sur ses doutes, avant l’offre. Quels autres process a-⁠t-⁠il en cours ? Qu’est-⁠ce qui le ferait rester ? Qu’en pense son partenaire ? Celui qui peut te confier ses doutes t’appelle aussi quand il hésite. Celui qui les garde pour lui disparaît.

Garde le contact entre le oui et le premier jour de travail. Appelle après sa discussion avec son patron, envoie un petit message quand il a remis son préavis et demande au client de l’inviter à un lunch d’équipe ou à une visite de chantier. Comme ça, le nouveau job reste concret, et il te voit comme un allié.

Fixe avec ton client un délai pour son retour. Dès la prise de brief : « Vous recevez les CV mardi. Vous pourriez me dire jeudi qui vous voulez rencontrer ? » Mets-⁠le aussi dans ton mail de confirmation. Comme ça, relancer, ce n’est pas être lourd, mais respecter un accord.

Sache qui décide. Si tu passes uniquement par les RH, demande aussi le numéro du manager direct. Si l’un se tait, tu as encore une autre porte d’entrée.

La méthode : comment relancer sans être lourd

Six étapes, du premier silence à ton dernier message.

01Réagis le jour même

Si le moment convenu est passé, appelle le jour même. Plus tu attends, plus il devient facile pour l’autre de rester silencieux.

02Appelle d’abord, et envoie tout de suite un message

Un coup de fil s’ignore moins facilement qu’un mail. S’il ne décroche pas, laisse un court message vocal et envoie tout de suite un SMS ou un WhatsApp : « J’ai essayé de vous joindre. C’est au sujet de votre date de début, vous pouvez me rappeler aujourd’hui ? »

03Donne une raison, pas un reproche

Pas « Je n’ai toujours pas de nouvelles de vous », mais quelque chose de nouveau : une question du client, une date, un candidat supplémentaire. On répond plus vite quand on a une raison de répondre que quand on doit se sentir coupable.

04Change de canal et de moment

Téléphone, SMS, mail ou LinkedIn. Le matin avant le travail, ou après 17 h. Chez un client : le manager direct si les RH ne réagissent pas, ou l’inverse.

05Rends le non facile à dire

« Si ça ne vous convient plus, pas de souci. Dites-⁠le-⁠moi simplement, comme ça je peux avancer. » Celui qui a le droit de dire non dit au moins quelque chose. Avec un non, tu peux travailler. Avec le silence, non.

06Termine par un dernier message

Après trois tentatives en une semaine, tu envoies un message court et aimable pour dire que tu clôtures le dossier, et que la porte reste ouverte. C’est souvent à ce moment-⁠là que la réponse arrive.

Ce que tu envoies

À un candidat après son oui : « Bonjour Tom, j’ai essayé de vous appeler. Le client veut vous envoyer votre contrat cette semaine et demande si vous pouvez commencer le 3. Vous me passez un coup de fil aujourd’hui ? Si vous avez un doute, je préfère aussi le savoir. Mieux vaut maintenant que le jour de votre arrivée. »

À un client qui ne donne pas de retour : « Bonjour Sarah, on devait faire le point jeudi sur les trois CV. Ruben a un deuxième entretien dans une autre entreprise la semaine prochaine. Si vous voulez encore le rencontrer, je le planifie cette semaine. »

Ton dernier message : « Sans nouvelles de votre part, je suppose que ça ne vous convient plus. Pas de souci. Je clôture le dossier, mais si quelque chose change, n’hésitez pas à m’appeler. »

Que dire quand ils finissent par répondre

Quand t’arrêter

Avec un candidat : après trois tentatives en une semaine et ton dernier message. Préviens honnêtement le client que ton candidat se retire, et présente ton candidat suivant. Plus vite tu le dis, moins ça coûte à ton client, et plus il te fait confiance.

Avec un client : deux semaines sans retour sur tes candidats, c’est aussi une réponse. Dis à tes candidats où ils en sont, n’envoie plus de nouveaux CV et investis ton temps dans les clients qui jouent le jeu. Rappelle-⁠le un mois plus tard, sans reproche.

Jamais : culpabiliser, envoyer des messages sarcastiques ou appeler dix fois dans la même journée. Tu veux garder la porte ouverte, même si ce poste ne donne rien.

Un exemple

Imaginons : Tom, chef de chantier, dit oui mardi à une offre chez un entrepreneur. Tu conviens avec lui de l’appeler vendredi à 17 h, après sa discussion avec son patron. Vendredi à 17 h, il ne décroche pas. Tu laisses un message vocal et tu envoies un SMS : le client veut envoyer son contrat lundi, est-⁠ce qu’il peut te rappeler ?

Samedi, rien. Lundi matin, avant son travail, tu rappelles. Il décroche : son patron lui a fait une contre-⁠offre, et il n’osait pas te le dire. Vous reprenez ensemble les raisons pour lesquelles il voulait partir. La contre-⁠offre, c’est plus de salaire, mais le même patron et les mêmes chantiers. Il décide de partir quand même.

S’il avait choisi de rester, tu aurais appelé le client le matin même, avec ton deuxième candidat à proposer. Comme ça, tu le sais le lundi, et pas trois semaines plus tard.

Check-⁠list

• Après chaque échange, le prochain contact est fixé, avec le jour et l’heure.
• Tu interroges ton candidat sur ses doutes et ses autres process, avant l’offre.
• Entre le oui et le premier jour de travail, tu gardes le contact.
• Tu fixes avec ton client un délai pour son retour, et tu connais le manager direct.
• Si c’est le silence : appeler le jour même, avec une raison et par un autre canal.
• Après trois tentatives, tu termines par un dernier message aimable.
• Chaque candidat avec qui tu as parlé reçoit une réponse de ta part.

Questions fréquentes

Combien de fois relancer sans être lourd ?

Trois fois en une semaine, par différents canaux et chaque fois avec une raison. Ensuite, un dernier message. Celui qui demande la même chose tous les jours est lourd. Celui qui apporte chaque fois quelque chose de nouveau fait du suivi.

Le ghosting a-⁠t-⁠il empiré ?

On dirait bien. Selon une enquête d’Indeed de 2021, 28 % des demandeurs d’emploi américains avaient déjà ghosté un employeur, contre 18 % en 2019. Plus les candidats ont le choix, plus ils disparaissent facilement.

Et si ton candidat ne se présente pas à son premier jour de travail ?

Appelle-⁠le tout de suite, et préviens le client avant midi. Demande-⁠lui franchement ce qui s’est passé. S’il ne compte plus venir, regarde avec le client ce que tes conditions prévoient pour un remplacement, et présente ton candidat suivant.

Envoies-⁠tu encore des candidats à un client qui ne donne pas de nouvelles ?

Mieux vaut pas. Tant qu’il ne donne pas de retour, tu grilles tes candidats dans un process à l’arrêt. Appelle d’abord, et demande si le poste est toujours ouvert.

Peux-⁠tu appeler le manager direct si les RH ne répondent pas ?

Oui, si tu le fais correctement : dis aux RH que tu contactes aussi le manager direct, et pourquoi. Un poste qui reste bloqué coûte aussi de l’argent à l’entreprise.

Sources

• Indeed, Employer Ghosting : A Troubling Workplace Trend (en anglais), février 2021, enquête auprès de 500 demandeurs d’emploi et 500 employeurs aux États-⁠Unis.
• Greenhouse, Ghosting, ghost jobs and bots : Candidates reveal their top challenges in the Greenhouse 2024 State of Job Hunting report (en anglais), décembre 2024, enquête auprès de 2 500 travailleurs aux États-⁠Unis, au Royaume-⁠Uni et en Allemagne.