Drie maanden geen plaatsing: zo vind je waar het lekt

Drie maanden geen deal. Je belt elke dag, je hebt kandidaten en je klanten zijn tevreden over je. En toch staat er niets op het bord. Je begint te twijfelen: aan je markt, aan je klanten, en een beetje aan jezelf.

Laten we er niet onnozel over doen: drie maanden zonder plaatsing kan pech zijn. Een klant die zijn aanwervingen bevriest, een kandidaat die op de valreep een tegenbod aanneemt. Maar meestal zit het ergens in je keten, en dan blijft het lekken tot je het vindt. Het goede nieuws: het is bijna altijd input, skill of beide, en elk van die drie heeft zijn eigen oplossing.

Input, skill of beide

Input is wat je erin steekt. Beltijd, gesprekken, kandidaten die je benadert. Een input-issue is makkelijk: je ziet het meteen, en je lost het op door meer en beter te bellen.

Skill is wat je eruit haalt. Hoeveel van je kandidaten plaatsbaar zijn, hoeveel er in proces komen en hoeveel processen deals worden. Een skill-issue is moeilijker, want je ziet het pas als je je cijfers kent, en die van anderen om ze naast te leggen.

Beide? Begin bij de input. Eerst moet de motor draaien, dan pas stel je hem fijn af. Zolang je te weinig belt, krijgt elke stap erna te weinig binnen om eerlijk te meten: een verhouding op drie kandidaten zegt nog niets.

Wij hebben die data intern: van elke stap, voor de hele vloer, elke week. Daarom zien we meestal in één gesprek waar het lekt. Heb je die data niet, dan bouw je ze zelf. Hieronder lees je hoe.

Waarom het lek ouder is dan drie maanden

Een deal is het einde van een keten. Wat je deze maand tekent, komt uit interviews van de weken ervoor, en die interviews komen uit kandidaten die je een maand eerder vond. Wat je vandaag belt, zie je pas over een maand of twee terug in je omzet. Drie maanden zonder deal betekent dus meestal dat het vier of vijf maanden geleden begon te haperen.

Als ik met een recruiter zit die al drie maanden niets tekende, kijk ik daarom niet eerst naar zijn deals. Met een paar deals per kwartaal is één deal meer of minder bijna toeval. Ik kijk naar de stappen met grote aantallen: beltijd, kandidaten en interviews. Daar zie je een lek weken voor het in je omzet zit.

En ik kijk naar de koers: hoeveel interviews boek je nu? Boek je er weer genoeg, dan is het lek misschien al dicht en volgt je omzet vanzelf. Geen paniekvoetbal dus. Omgekeerd loopt een recruiter die op omzet goed staat maar weinig interviews boekt, binnenkort droog.

Vier signalen waarschuwen je nog voor je omzet dat doet:

• Je beltijd zakt: de laatste vier weken belde je meer dan een vijfde minder dan de vier weken ervoor.
• Je begint laat: in twee van de laatste vier weken begon je meestal pas na kwart over tien te bellen.
• Je hebt dagen zonder gesprek: twee of meer werkdagen in één week zonder één gesprek aan de lijn.
• Je laatste deal is meer dan zestig dagen geleden.

Wat je meet, en hoe je het rekent

Je hebt geen dure software nodig. Een spreadsheet die je elke week bijwerkt, volstaat: één rij per kandidaat, één per proces en één per week voor je beltijd. Wat je telt, moet wel scherp zijn:

• Beltijd: echte minuten aan de lijn per gewerkte dag, uit je telefooncentrale of belapp. Niet de tijd achter je bureau, en niet je mails of je berichten.
• Core kandidaat: een kandidaat die je morgen aan een klant kan voorstellen, en die tekent als het aanbod klopt. Al de rest is non-core: interessant, maar niet nu. Je telt hem in de maand dat je hem vond.
• Proces: één kandidaat bij één klant. Een kandidaat bij drie klanten zijn drie processen.
• In proces: een kandidaat met minstens één eerste gesprek. Hier tel je kandidaten, geen processen.
• Interview: elk gesprek bij een klant, van de eerste tot de laatste ronde. Je telt het op de dag dat je het inboekt, niet op de dag van het gesprek: zo zie je je koers meteen.
• Deal: een getekend contract, op de dag dat je kandidaat tekent.

Daaruit reken je zeven verhoudingen, één per stap van je keten:

Welke periode je neemt, maakt het verschil tussen een lek en ruis. Je beltijd reken je over je laatste vier gewerkte weken; een week telt pas mee vanaf drie werkdagen, anders vertekent elk verlof je gemiddelde. Je kandidaten en je processen tel je per maand, over je laatste drie volle maanden. Je verhoudingen reken je over zes maanden.

Reken een verhouding ook pas uit als je genoeg gevallen hebt: minstens drie kandidaten in proces voor je breedte, minstens tien eerste gesprekken voor je doorstroom na het eerste gesprek, en minstens vijf processen met een tweede gesprek voor je doorstroom naar een deal. Daaronder is één kandidaat meer of minder het verschil tussen goed en slecht, en dan zegt het cijfer niets.

De methode: loop de keten af

Zeven stappen, van je telefoon tot je deal. Leg elke stap naast zijn norm. Haal je de norm, dan staat de stap op groen. Haal je minstens driekwart, dan staat hij op oranje. Zak je onder driekwart, dan lekt hij. Waar minder beter is, zoals belpogingen per core kandidaat of interviews per deal, draai je het om: zit je meer dan een derde boven de norm, dan lekt het.

De normen voor je beltijd en je aantallen zijn die van een recruiter die zo'n €20.000 per maand billt, €240.000 per jaar. Voor de verhoudingen neem je je eigen beste zes maanden als maatstaf: wat je toen haalde, kan je opnieuw. De eerste stap die lekt, is je probleem. Wat erna komt, lekt vaak mee, maar dat is een gevolg.

01Je belt genoeg

Je meet je echte beltijd per gewerkte dag, gemiddeld over vier weken. De norm is 2u30, de ondergrens 2 uur. Zit je onder die ondergrens, dan hoef je de rest van je keten nog niet te bekijken: begin hier.

Bel vooral in je core hours, tussen 10 en 12 uur en tussen 4 en 6: dan bereik je de meeste mensen. Leg ze vast in je agenda en bescherm ze zoals een afspraak met een klant.

Vraag jezelf: waar ging mijn dag naartoe? Loop je agenda van vorige week door, en check voortaan om 12 uur en om 6 uur hoeveel je belde. Zo stuur je nog dezelfde dag bij.

02Je bellen levert kandidaten op

Je meet je core kandidaten per maand, en hoeveel belpogingen je nodig hebt voor één core kandidaat. De norm is vijf à zes core kandidaten per maand. Bel je genoeg maar vind je er minder, of heb je steeds meer belpogingen nodig, dan zit het lek tussen je telefoon en je kandidaat: je zoeklijst of je pitch.

Vraag jezelf: waar zoek ik, en hoeveel van wie ik spreek, keur ik af? Herbekijk je zoekprofiel en je kanalen, bel nieuwe namen in plaats van dezelfde lijst opnieuw, en luister je eigen pitch eens terug. Bel ook eens tussen 6 en 8 's avonds: wie overdag niet vrij kan praten, doet dat 's avonds wel.

03Wat je aanbrengt, is plaatsbaar

Je meet je core-ratio: hoeveel van de kandidaten die je aanbrengt, core zijn. Gaat veel van je werk naar kandidaten die je nooit plaatst, dan kwalificeer je niet scherp genoeg, of te laat.

Vraag jezelf: had ik het al kunnen weten in mijn eerste gesprek? Neem je laatste tien non-core kandidaten door en schrijf bij elk waarom hij afviel. Komt dezelfde reden telkens terug, stel die vraag dan voortaan in je eerste gesprek, en niet pas in je derde.

04Je core kandidaten komen in proces

Je meet hoeveel kandidaten per maand in proces komen, en hoeveel van je core kandidaten een eerste gesprek krijgen. De norm is vier kandidaten in proces per maand. Haal je die niet, kijk dan een stap terug. Vind je minder dan vijf core kandidaten per maand, dan zit het in het vinden: ga terug naar stap 2. Vind je er genoeg en komen ze toch niet in proces, dan zit het in het inboeken.

Vraag jezelf: welke core kandidaten liggen er klaar, en waarom stelde ik ze nog niet voor? Stel elke core kandidaat zonder proces deze week nog voor. Wie weken blijft liggen, vindt intussen vaak zelf iets, of via een ander. Hoe je voorstelt zonder je kandidaat te verbranden, lees je in De klant wil eerst de naam van je kandidaat.

05Je kandidaten zitten breed in proces

Je meet je breedte: hoeveel van je kandidaten in proces twee of meer eerste gesprekken tegelijk hebben, bij verschillende klanten. Bij ons tekenen die kandidaten een stuk vaker dan wie maar bij één klant zit. Logisch: je kandidaat kan kiezen, je klant voelt dat hij snel moet zijn, en één nee is niet meteen het einde.

Vraag jezelf: bij hoeveel klanten zit elke kandidaat in proces? Stel elke kandidaat in proces bij minstens twee extra klanten voor, in dezelfde week, zodat de gesprekken samenvallen.

06Je processen overleven het eerste gesprek

Je meet hoeveel processen verder gaan na het eerste gesprek. Verlies je er veel, kijk dan naar de match en de voorbereiding: wist je kandidaat wie er aan tafel zat, en wat de klant wilde horen?

Eén uitzondering: werk je per vacature met twee of drie kandidaten tegelijk, dan gaat er per vacature meestal maar één verder, en zakt deze verhouding vanzelf. Dat is geen lek. Kijk dan naar je interviews per deal: dat is je eerlijkste maat voor skill.

Vraag jezelf: lag het aan de match, de kandidaat of de klant? Zoek per verloren proces de reden, bij je kandidaat én bij je klant, en schrijf ze op. Komen ze vaak bij dezelfde klant terecht, ga daar dan eens kijken.

07Je processen worden deals

Je meet hoeveel processen met een tweede gesprek een deal worden, en je interviews per deal. De norm is zo'n tien interviews per deal, alle rondes samen. Heb je er meer dan dertien nodig, dan lekt het na het interview: in het aanbod, het tegenbod of een ander proces van je kandidaat.

Vraag jezelf: waar verloor ik de laatste? Close je kandidaat op salaris na elk gesprek, en boek het tekenmoment meteen. Hoe je die laatste fase sluit, lees je in Het aanbod closen en Het counteroffer close je in je eerste gesprek.

Reken terug van je target

Weten waar het lekt, is één ding. Weten hoeveel je nodig hebt, is het andere. Reken daarom terug van je target, met je eigen cijfers. Welk target bij jou past, lees je in Wat is een goede billing voor een recruiter? Een voorbeeld met €240.000 per jaar en de gemiddelde fee bij Greystone, zo'n €17.500:

Zes core kandidaten per maand: dat vind je met zo'n 2u30 echte beltijd per dag. Lukt het jou met dezelfde beltijd niet, dan weet je waar je moet beginnen. De drie interviews per kandidaat in proces en de 67% zijn voorbeelden: tel ze zelf na, want met jouw cijfers kan het er heel anders uitzien.

Volgende maand voorspel je niet in euro, wel in interviews: die boek je nu. Volg ze elke week. Na de helft van je werkdagen hoor je ook de helft van je interviews te hebben. Zit je eronder, dan weet je het nu, en niet pas als de maand voorbij is.

Twee cijfers koppelen je input aan je omzet. Het eerste is wat één interview je oplevert: je omzet ÷ je interviews, over zes maanden. Met een fee van €17.500 en tien interviews per deal is elk interview zo'n €1.750 omzet in wording. Het tweede is hoeveel interviews een uur bellen je oplevert: je interviews ÷ je beluren. Vermenigvuldig ze, en je weet wat een uur aan de telefoon je waard is. Wij volgen die twee per recruiter. Wie ze kent, slaat geen belblok meer over.

Wat je jezelf vertelt, en wat de cijfers zeggen

Een voorbeeld

Stel: Bram werkt twee jaar in engineering en heeft drie maanden geen deal. Hij legt zijn laatste zes maanden naast zijn beste zes maanden, vorig jaar:

Zijn input klopt: hij belt meer dan vroeger, vindt evenveel core kandidaten, en die zijn even plaatsbaar. Het eerste lek zit bij stap 4: van zijn core kandidaten krijgt maar een derde een gesprek, vroeger zeven op tien. En wie in proces komt, zit meestal bij één klant.

Ook stap 7 lekt. Maar dat is een gevolg, geen oorzaak: een kandidaat met één gesprek heeft geen keuze, en een klant zonder concurrentie neemt zijn tijd. Bram begint dus bij stap 4.

Een maand lang stelt hij elke core kandidaat nog dezelfde week voor, aan minstens drie klanten. Na vier weken krijgt de helft van zijn core kandidaten een gesprek, en zit een op drie bij twee klanten tegelijk. Vijf weken later lopen er zes processen, en zitten er twee in de laatste fase.

Checklist

• Je houdt elke week je beltijd, je kandidaten, je processen en je interviews bij.
• Je belt minder dan 2 uur per dag: zet vaste belblokken in je core hours en check om 12 en om 6 uur.
• Je beltijd zakt met meer dan een vijfde: zoek nu waarom, niet over een maand.
• Je belt genoeg, maar vindt weinig: herbekijk je zoekprofiel, je kanalen en je pitch.
• Veel kandidaten vallen af als non-core: zoek de reden die terugkomt, en vraag ernaar in je eerste gesprek.
• Je vindt genoeg, maar ze komen niet in proces: stel ze deze week nog voor.
• Je kandidaten zitten bij één klant: stel ze bij minstens twee extra klanten voor.
• Je verliest na het eerste gesprek: zoek per verloren proces de reden, en bereid beter voor.
• Je hebt meer dan dertien interviews nodig per deal: kijk naar je aanbod en het tegenbod.
• Halverwege de maand heb je minder dan de helft van je interviews: stuur nu bij.
• Je pipe staat vol, maar niets tekent: loop elke kans door en spreek per kans de volgende stap af.

Veelgestelde vragen

Is drie maanden zonder plaatsing normaal?

Het gebeurt, ook bij goede recruiters. Maar wie zestig dagen niets tekent, loopt best zijn keten af. Hoe langer je wacht, hoe dieper het gat, want een interview van vandaag wordt pas een deal in de weken erna.

Hoeveel moet je bellen per dag als recruiter?

Minstens twee uur echte beltijd, liefst tweeënhalf, in vaste blokken tussen 10 en 12 uur en tussen 4 en 6. Tel enkel de minuten aan de lijn.

Hoeveel interviews heb je nodig voor één plaatsing?

Een recruiter op €20.000 per maand heeft er zo'n tien nodig, alle rondes samen. Boven de dertien lekt het na het interview. Reken het over zes maanden: alle interviews gedeeld door alle deals.

Wat als je net gestart bent?

Dan beoordeel je je deals nog niet, wel je input en je tempo. Bij ons ziet een goede start er zo uit: vanaf de eerste week 2u30 bellen per dag, vier core kandidaten tegen week 4, tien interviews tegen week 8, en tegen week 13 een deal of een kandidaat in de finale. Wie verder staat, zit goed.

Verander je van markt, dan geldt grotendeels hetzelfde: je bouwt je keten opnieuw op.

Wat als je niet kan meten hoeveel je belt?

Dan is dat je eerste werk. Bel via een telefooncentrale of app die je beltijd bijhoudt. Zonder cijfers raad je, en wie raadt, kiest vaak het verkeerde probleem.

Wat als je pipe vol staat, maar niets tekent?

Dan zit het niet in je keten, wel in je opvolging. Loop elke kans door: klopt de datum nog, en wat is de volgende stap? Een kans die voorbij haar datum is en geen volgende stap heeft, is geen kans meer. Haal ze eruit, dan zie je wat er echt ligt.

Wanneer vraag je hulp?

Als je input klopt en je het lek toch niet vindt, of als je beste zes maanden geen goede maatstaf zijn. Wij leggen elke stap naast de norm van de hele vloer, en zien zo meestal in één gesprek waar het zit. Volg je dit allemaal en loopt het toch mis, of wil je dat iemand meekijkt? Dan is een babbel met ons het waard.

Bronnen

• Normen en gemiddelde fee: cijfers van Greystone, 2026.