« Ce candidat, on le connaissait déjà » : qui a droit au fee ?

Tu envoies à ton client un excellent chef de projet. Deux heures plus tard, la réponse tombe : « On le connaît déjà. » Tu n’auras pas plus d’explications.

Ne soyons pas naïfs : parfois, c’est vrai. Une autre agence t’a devancé, ou le candidat a postulé lui-⁠même. Dans ce cas, tu n’as pas droit à un fee, et tu le reconnais. Mais très souvent, le client connaissait un nom, pas un candidat. La différence tient à ce que tu peux prouver, et ça, tu le règles avant de présenter qui que ce soit.

Quand le client connaissait déjà vraiment ton candidat

Généralement oui si, peu avant ta présentation, le client avait un processus en cours avec le candidat. Il avait planifié un entretien ou l’avait déjà eu. Il avait reçu son CV d’une autre agence, avec son accord. Ou le candidat avait postulé lui-⁠même pour ce poste, avant que tu le présentes.

Généralement non si son nom figure seulement dans une vieille base de données. Il a postulé il y a deux ans pour un autre poste, le gérant le connaît d’une soirée de networking ou il est tout simplement sur LinkedIn. Le client connaissait alors un nom, mais il n’y avait pas de processus. C’est toi qui as fait bouger le candidat.

Ce qui compte au final, c’est ce que disent tes conditions générales. Sans accord, c’est ta parole contre la sienne.

Ce que tu règles à l’avance

Demande à ton candidat où il est déjà en lice. Avant de le présenter : « Vous avez déjà postulé vous-⁠même dans cette entreprise, ou une autre agence vous y a déjà présenté ? Et quand ? » Note la réponse dans ton CRM. S’il dit oui, tu le sais avant que ton client te le dise.

Demande son accord, client par client. Ne le présente qu’aux entreprises auxquelles il a dit oui, et note-⁠le aussi. Un candidat qui sait où tu le présentes n’y postule pas une seconde fois de lui-⁠même. Et si une autre agence envoie son CV sans son accord, c’est toi qui as le dossier le plus solide.

Prévois une obligation de signalement dans tes conditions. Si le client connaît déjà le candidat, il te le signale tout de suite, par exemple le jour ouvrable qui suit ta présentation. Preuve à l’appui : une invitation à un entretien ou une présentation par une autre agence, datant de peu avant. S’il ne signale rien, c’est ta présentation qui fait foi.

Présente par e-⁠mail, avec la date. Nom, poste et date, conservés dans ton CRM. Ta date est alors fixée, quoi que dise le client.

La méthode : que faire si le client dit qu’il le connaissait déjà

Six étapes, de la première réaction à un accord écrit.

01Reste calme et demande la preuve

« C’est possible. Ça date de quand, et via qui ? » Tu demandes une date et un canal, pas une explication. Ne parle pas encore de ton fee dans ce premier échange. Sans preuve, c’est une impression, pas un fait.

02Appelle ton candidat

A-⁠t-⁠il postulé lui-⁠même ? Une autre agence l’a-⁠t-⁠elle présenté, et quand ? Avait-⁠il donné son accord ? Parfois, c’est un malentendu, parfois il a changé d’avis, parfois une autre agence a envoyé son CV sans lui demander. Tu dois le savoir avant de reparler au client.

03Compare les dates

Ton e-⁠mail daté face à la preuve du client. Y avait-⁠il un processus en cours, dans le délai prévu par tes conditions ? Une candidature d’il y a trois ans pour un autre poste n’est pas un processus en cours.

04Décide de ce que tu fais

Si le client avait vraiment un processus en cours avant ton arrivée, laisse tomber, et dis-⁠le. C’est comme ça que tu gagnes sa confiance. Si ta présentation était la première, ou si ce qu’il connaissait se résume à un vieux nom dans un fichier, explique calmement que c’est ta présentation qui a lancé le processus, et renvoie à tes conditions. Deux agences l’ont présenté, chacune avec son accord, et on ne sait pas clairement laquelle était la première ? Appelle alors l’autre agence. Mieux vaut un fee partagé qu’une dispute.

05Ne laisse pas ton candidat en pâtir

Une discussion sur le fee ne doit jamais coûter le poste à ton candidat. Un client qui hésite parce que deux agences se disputent finit parfois par ne choisir personne. Et un candidat qui perd une opportunité de cette façon ne l’oublie pas.

06Mets-⁠le par écrit

Confirme par e-⁠mail ce que vous avez convenu. Si le candidat passe en entretien via toi, c’est ta présentation qui fait foi, et c’est alors écrit noir sur blanc.

Un exemple

Imaginons : mardi, tu présentes un métreur-⁠deviseur à une entreprise de construction. Mercredi, le responsable RH répond : « On le connaît déjà, il est dans notre système. » Tu demandes de quand ça date. Il s’avère que c’est une candidature d’il y a trois ans, pour un autre poste, sans entretien. Ton candidat confirme qu’il n’a plus eu de nouvelles d’eux depuis.

Tu expliques calmement qu’il n’y avait pas de processus en cours et que ta présentation fait foi, comme le prévoient les conditions qu’ils ont signées. Le client l’invite, deux mois plus tard il commence et ta facture est payée.

Ç’aurait été différent si une autre agence l’avait présenté une semaine plus tôt, avec son accord. Dans ce cas, tu laisses tomber, et tu le dis tout de suite.

Check-⁠list

• Tu demandes à chaque candidat où il a déjà postulé ou été présenté.
• Tu ne présentes personne sans son accord pour cette entreprise, et c’est noté dans ton CRM.
• Tes conditions prévoient que le client signale tout de suite un candidat qu’il connaît déjà, preuve à l’appui.
• Chaque présentation se fait par e-⁠mail, avec la date.
• Le client dit « on le connaît déjà » : demande la preuve, appelle ton candidat et compare les dates.
• Ton candidat ne fait jamais les frais de la discussion.

Questions fréquentes

Qui a droit au fee si deux agences présentent le même candidat ?

En pratique, généralement l’agence qui l’a présenté la première, avec son accord. Un CV envoyé sans autorisation ne compte pas chez beaucoup de clients. Mais ça dépend des conditions que le client a signées avec chaque agence.

Un candidat issu de la base de données du client, ça compte ?

Seulement s’il y avait un processus en cours : un entretien, une invitation ou une candidature récente pour ce poste. Un nom dans un vieux fichier n’est pas un processus. Indique dans tes conditions le délai que tu appliques.

Et si le candidat a postulé une nouvelle fois de lui-⁠même ?

Si c’était avant ta présentation, le client le connaissait par cette candidature. Si c’était après, c’est ta présentation qui fait foi. Pose la question à ton candidat à l’avance, et tu le sauras.

Dois-⁠je accepter un fee partagé ?

Parfois, oui : quand on ne sait pas clairement qui était le premier et que les deux agences avaient son accord. Un fee partagé et un client satisfait valent plus qu’une dispute qui coûte le poste à ton candidat.

Ceci est une explication générale, pas un avis juridique. Ce qui compte, c’est ce que disent tes conditions et celles de ton client.

Le client embauche quand même ton candidat plus tard, sans passer par toi ? Lis alors Le client embauche ton candidat sans passer par toi.

Sources

• Colin Cottell, Does the one who pays the piper really call the tune ? (en anglais), Recruiter, 2012.
• Katie Paterson, How to win the battle for candidate ownership (en anglais), Firefish.