Le client embauche ton candidat sans passer par toi : comment gérer un placement backdoor

Il y a trois mois, tu as présenté un excellent chef de chantier. Le client l’a trouvé trop cher et a laissé tomber après le premier entretien. Aujourd’hui, tu vois passer sur LinkedIn : « Ravi de rejoindre… », chez ce même client.

Presque tous les recruteurs expérimentés l’ont déjà vécu. Le premier réflexe, c’est la colère, le deuxième, appeler un avocat. Les deux servent rarement à quelque chose. Ce qui aide vraiment, tu le règles avant que ça arrive.

Comment naît un placement backdoor

C’est rarement un grand complot. Le plus souvent, ça se passe comme ça :

• Le client attend quelques mois et appelle lui-⁠même le candidat, en espérant que tu ne le remarques pas.
• Après le processus, le candidat reprend lui-⁠même contact avec le client, parfois parce que celui-⁠ci le lui a demandé.
• Le candidat démarre via une agence d’intérim ou une autre agence, qui le présente plus tard au même client.
• Il démarre dans une société sœur du client, ou à un autre poste que celui pour lequel tu l’as présenté.

Dans tous ces cas, la question est la même : le client a-⁠t-⁠il connu le candidat par toi ? Si oui, tu as droit à ton fee, du moins si tes conditions le prévoient et que tu peux le prouver.

Ce que tu règles à l’avance

Des conditions générales signées, avant de transmettre un nom. Un profil anonyme, oui, un nom ou un CV, non. Tes conditions précisent quand un candidat est considéré comme présenté (dès que tu transmets ses coordonnées), combien de temps cette présentation reste valable et que ton fee est aussi dû pour un autre poste, une société liée ou une embauche via un intermédiaire. Ajoute aussi que le client doit te prévenir lui-⁠même s’il engage un candidat que tu as présenté.

Une trace écrite. Présente chaque candidat par e-⁠mail, avec son nom, la date et le poste, et garde cet e-⁠mail dans ton CRM. Garde aussi les confirmations d’entretien. Une présentation par téléphone, c’est après coup ta parole contre la sienne.

L’accord de ton candidat. Ne présente jamais quelqu’un sans son accord. C’est obligatoire de toute façon, et ça renforce ta position : il savait que c’était toi qui le présentais.

Ne soyons pas naïfs : une clause ne t’aide pas beaucoup si tu ne peux pas prouver la présentation. Et traîner un client en justice te coûte des mois, de l’argent et, le plus souvent, la relation.

La méthode : que faire si ça arrive quand même

Six étapes, de ton dossier à ta décision sur le client.

01Vérifie les faits

Quand as-⁠tu présenté le candidat, pour quel poste et à quelle entreprise ? Quand a-⁠t-⁠il commencé, et est-⁠ce dans le délai prévu par tes conditions ? Travaille-⁠t-⁠il chez le client lui-⁠même ou dans une société liée ? Ce n’est que quand ton dossier tient la route que tu prends contact.

02Parle à ton candidat

Appelle ton candidat, pas pour lui faire des reproches, mais pour comprendre comment ça s’est passé. Est-⁠ce le client qui l’a appelé ? Par quel canal ? Il ne te doit rien, car tes accords, tu les as avec le client. Mais sa version t’aide à mener correctement la conversation avec le client.

03Appelle le client, calme et professionnel

Appelle, et n’envoie pas tout de suite une facture. Commence par les faits : « J’ai vu que Pieter a commencé chez vous. Je vous l’ai présenté le 4 juillet comme chef de chantier. Comment ça s’est passé ? » Laisse au client la place de s’expliquer. Parfois, il y a une explication honnête : s’il connaissait déjà le candidat avant ta présentation, preuves à l’appui, c’est une autre histoire. Comment le vérifier, tu le découvres dans « Ce candidat, on le connaissait déjà » : qui a droit au fee ?

04Mets-⁠le par écrit et envoie ta facture

Après l’appel, envoie un court e-⁠mail avec les faits, renvoie à tes conditions et joins ta facture. Reste factuel. Tu n’as à accuser personne : tes conditions disent ce qui se passe, et toi, tu les appliques.

05S’il ne paie pas : choisis tes combats

Si le paiement ne suit pas, envoie un rappel, puis une mise en demeure par recommandé. Si tes conditions prévoient une clause pénale, un montant fixe en plus de ton fee si le client ne respecte pas les accords, ne compte pas aveuglément dessus. Si elle est manifestement déraisonnable, le juge la réduit. Un arrangement raisonnable, comme ton fee normal sans pénalité, vaut souvent plus qu’un procès.

06Décide de l’avenir de la relation

Un client qui l’a fait une fois le refera facilement. S’il paie correctement après ton appel, tu peux continuer. S’il refuse, la question n’est pas seulement de savoir si tu auras ton fee, mais aussi si tu veux encore lui envoyer des candidats.

Un exemple

Prenons le chef de chantier du début. Ton dossier tient la route : présentation par e-⁠mail le 4 juillet, premier entretien le 11 juillet, début le 1er octobre, dans les douze mois prévus par tes conditions. Ton candidat te raconte que le client l’a appelé lui-⁠même en septembre.

Tu appelles le gérant. Il est d’abord surpris, puis dit qu’il pensait que la présentation « n’était plus valable de toute façon ». Tu expliques calmement ce que disent les conditions qu’il a signées, et tu envoies ta facture le jour même, sans la clause pénale. Il paie dans le mois. Tu travailles encore avec lui, mais tu fais reconfirmer chaque nouvelle présentation.

Check-⁠list

• Tes conditions sont signées avant que tu transmettes un nom ou un CV.
• Elles précisent quand un candidat est considéré comme présenté, pour combien de temps, et qu’un autre poste, une société liée ou un intermédiaire comptent aussi.
• Chaque présentation se fait par e-⁠mail, avec le nom, la date et le poste, et se trouve dans ton CRM.
• Tu ne présentes personne sans son accord.
• Si ça arrive quand même : d’abord les faits, puis ton candidat, puis une conversation calme avec le client, puis ta facture.

Questions fréquentes

Combien de temps une présentation reste-⁠t-⁠elle valable ?

C’est toi qui le fixes dans tes conditions. Choisis un délai que tu peux défendre, par exemple douze mois après la présentation. Trop court, et un client attend simplement qu’il expire. Trop long, et tu perds en crédibilité.

Puis-⁠je demander des dommages et intérêts en plus de mon fee ?

Si c’est prévu dans tes conditions, oui. Mais si le montant est manifestement déraisonnable, le juge le réduit. Utilise-⁠le surtout comme moyen de pression.

Et si c’est le candidat qui a contacté le client ?

Si tes conditions le prévoient, ça ne change rien : le client a connu le candidat par toi et devait te prévenir. Ton candidat, lui, ne te doit rien, car tes accords, tu les as avec le client.

Dois-⁠je faire appel tout de suite à un avocat ?

Généralement pas. Un bon dossier, une conversation calme et une facture claire règlent la plupart des cas. Un avocat, tu en as besoin si le client refuse de payer et que le montant justifie une procédure.

Ceci est une explication générale, pas un avis juridique. Soumets ta propre situation et tes conditions à un avocat.

Sources

• La clause pénale et sa réduction par le juge (art. 5.88 du Code civil, en vigueur depuis le 1er janvier 2023) : Forum Advocaten via Legal News, janvier 2023 (en néerlandais).